ArchiverFS - Escolhendo o melhor software de arquivamento para seu servidor de arquivos

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Por que não podemos apenas ser arrumados?

Todos os que trabalharam na área de infraestrutura de TI por mais do que alguns anos provavelmente enfrentaram o problema de um servidor de arquivos congestionado. Não importa a infraestrutura que você tem, Windows, Linux, Apple .. o mesmo problema sempre surge. O grande desafio é como você lida com isso? Em primeiro lugar, como você interrompe o crescimento desordenado do sistema de arquivos e como você lida com isso depois de ter acontecido? Você implanta um sistema completo de gerenciamento de documentos e força as pessoas a usá-lo ou tenta implementar algum tipo de produto para arquivar seus arquivos antigos em um armazenamento de segunda linha, como um dispositivo NAS, onde podem ser retirados para um armazenamento de longo prazo?

Hoje em dia, a maioria das soluções de arquivamento poderia ser facilmente renomeada como um sistema de gerenciamento de documentos, muitas vezes há pouco diferença entre os dois. As empresas freqüentemente produzem um produto que pode ser facilmente renomeado e desempenhar qualquer uma das funções. Normalmente há algum tipo de mecanismo de armazenamento de arquivo proprietário envolvido (um banco de dados ou um contêiner criptografado), recursos adicionados como controle de versão, funções de pesquisa e um monte de outras 'coisas' que se somam para fazer o que deveria ser um produto leve e eficiente muito mais complicado e caro do que precisa ser.

Se você quisesse um sistema completo de gerenciamento de documentos, compraria um e armazenaria TODOS os arquivos da sua empresa, não apenas os antigos ! No entanto, com muitos softwares, isso é exatamente o que se espera que você faça. Pague por um caro sistema de gerenciamento de documentos reaproveitado e, em seguida, armazene todos os seus arquivos antigos nele. Para nós, isso parece loucura.

Mesmo que você tenha usado um sistema completo de gerenciamento de documentos, e vamos ser realistas aqui ... você provavelmente ainda terá um compartilhamento em algum lugar da sua rede que contém uma mistura de perfis de usuário, pastas departamentais, áreas temporárias (varreduras da copiadora de rede alguém?) e um zilhão de outros arquivos em uma mistura de pastas.

O verdadeiro problema não é a tecnologia; o problema surge devido às inclinações naturais das pessoas que o usam. Os seres humanos são animais confusos e cuidadosos. Gostamos de manter várias cópias das coisas enquanto trabalhamos, apenas para o caso de precisarmos delas. Além do mais, gostamos de coisas que parecem familiares, basta olhar para sua própria área de trabalho. Todos os seus ícones, arquivos e atalhos estão ordenados em uma bela lista de A-> Z da esquerda para a direita na tela? Não? Nem os meus!

Tudo está agrupado em grupos diferentes. Tenho todos os meus aplicativos de desenvolvimento de um lado da tela, a produtividade do outro, com utilitários gerais e alguns jogos em outro grupo. Não há ordem real para nada disso. Minhas pastas de usuário não estão melhores porque tenho pelo menos 3 cópias de tudo o que é importante (atual, anterior e uma de alguns meses atrás, apenas no caso). Estou perfeitamente feliz com as coisas assim, é confortável. Além do mais, para acessar qualquer coisa de que preciso está a, no máximo, 3 cliques de distância, normalmente 2 e geralmente apenas 1.

O compartilhamento de arquivos de rede veio para ficar.

Com base nas conversas que tivemos com nossos clientes e por experiência pessoal, é seguro dizer que as pessoas não gostam de sistemas de gerenciamento de documentos. Dê à maioria das pessoas a opção de armazenar seus itens em uma pasta em um compartilhamento em um servidor ou enviá-los para um sistema de gerenciamento de documentos, e a maioria das pessoas escolherá a opção de pasta. Os sistemas de gerenciamento de documentos são normalmente vistos pelos usuários (pelo menos inicialmente) como algo que restringe sua liberdade e torna complicadas tarefas que deveriam ser simples. Por exemplo, em vez de apenas clicar em ' Arquivo- > Novo documento ' para criar um novo arquivo, o usuário final normalmente é forçado a tomar pelo menos 5 decisões extras e executar vários cliques extras do mouse.

No mundo pressionado pelo tempo em que vivemos, as pessoas estão cada vez mais inclinadas a fazer coisas de qualquer forma que os economize mais tempo.

Há uma razão pela qual o humilde sistema de arquivos está conosco desde os primeiros dias da computação e por que ele não vai desaparecer tão cedo ... . simplesmente funciona. Um sistema de arquivos de rede é a maneira mais barata, confiável e de melhor desempenho de armazenar arquivos gerados pelo usuário. Há um número quase incontável de alternativas ... Sharepoint da Microsoft, Zoho Docs da Zoho Corporation, até mesmo Google Drive for Business para citar alguns, mas nenhum deles pode corresponder à simplicidade de uma pasta de rede da perspectiva do usuário.

Mesmo os grandes nomes como Google e Dropbox parecem apreciar isso, por que outro motivo eles lançariam aplicativos de desktop que dão aos usuários acesso a seus serviços por meio de uma pasta local em sua máquina, em vez de forçá-los a acessar seus serviços por meio de uma interface da web?

Tudo isso resulta em um fato inevitável. Os sistemas de arquivos de rede estão aqui para ficar pelo previsível, pelo menos até que alguém encontre uma maneira de armazenar 100 TB de arquivos da forma mais barata e eficiente que um compartilhamento de arquivos de rede pode fazer!

Não é tudo más notícias, o ' em evolução ' sistema de arquivo.

Os sistemas de arquivos evoluíram MUITO desde os primeiros dias. Se você quiser saber mais sobre a história do sistema de arquivos ARSTechnica em constante evolução, tenha um excelente artigo sobre o assunto aqui. À medida que o sistema de arquivos evoluiu, as ferramentas para gerenciá-lo também evoluíram. Isso inclui ferramentas de backup como o Backup do Windows e alguns produtos de terceiros verdadeiramente excelentes, utilitários de pesquisa, incluindo o brilhante e totalmente gratuito Microsoft Search Server, bem como produtos antivírus e até mesmo gerenciamento de cotas.

Tecnologias como DFS (Sistema de arquivos distribuído) e deduplication ajudou a elevar a humilde rede compartilhe a novos patamares, transformando-o em uma ferramenta de nível empresarial poderosa e econômica. O servidor de arquivos solitário no canto do escritório realmente percorreu um longo caminho.

Claro, como qualquer super-herói de quadrinhos, o onipresente compartilhamento do servidor de arquivos tem sua fraqueza, e é isso ' flexibilidade s. É exatamente isso que o torna tão popular.

O problema.

O que torna um compartilhamento de arquivos em um servidor tão fácil de usar também mantém muitos administradores de sistema atualizados noite. Os usuários normalmente podem criar o que quiserem, onde quiserem. Normalmente, haverá uma estrutura de pastas predefinida, mas dentro dessa estrutura os usuários podem ter rédea solta. Se eles quiserem manter várias versões de arquivos antigos, ' apenas no caso de ' eles podem, e costumam fazer.

Isso é ótimo para o usuário, mas e os problemas de conformidade? O quinto princípio da Lei de Proteção de Dados do Reino Unido afirma.

& quot; Os dados pessoais processados ​​para qualquer propósito ou propósito não devem ser mantidos por mais tempo do que o necessário para esse propósito ou propósitos & quot;

Como uma empresa pode garantir o cumprimento desse requisito (e outros semelhantes em outros países) no que diz respeito ao sistema de arquivos médio? Com base no feedback que recebemos de nossos clientes, estimamos que, em média, mais de 65% do conteúdo de um sistema de arquivos típico não é acessado há pelo menos 3 anos. É bem seguro apostar que, se um arquivo não for usado em 3 anos, provavelmente não será mais necessário!

Todos esses arquivos extras também têm um custo financeiro direto. Você precisa fazer backup de mais dados, o que é irônico, pois os usuários tendem a manter várias cópias, caso precisem de uma versão anterior. Mas qualquer departamento de TI que se preze manterá várias cópias em vários backups.

Além disso, o hardware do servidor custa mais. Você precisa de SANs maiores com mais discos, redes mais rápidas, etc., e isso fica caro rapidamente.

O que é o anwser?

Existem várias opções quando se trata de escolher um produto adequado para lidar com os arquivos antigos em seus servidores de arquivos. Isso inclui nosso produto ArchiverFS. Obviamente, recomendamos que você experimente. Inclui tudo o que você poderia desejar em uma ferramenta de gerenciamento de ciclo de vida de arquivo e pode lidar com sistemas de arquivos enormes (o maior atualmente tem 3,4 PetaBytes!). É um valor incrível para o dinheiro, tem uma grande base de usuários composta por empresas como Wells Fargo e GEA, ele pode até mesmo migrar arquivos antigos para armazenamento baseado em nuvem. Além do mais, não há banco de dados de armazenamento de arquivos ou mecanismo de armazenamento proprietário, é NTFS do início ao fim.

Acreditamos que é muito bom e oferece uma ótima relação custo / benefício (especialmente com sistemas de arquivos com mais de 10 TB) que, com prazer, forneceremos links para outros produtos no mesmo campo. Estamos confiantes de que se você comparar outras ofertas com o ArchiverFS, verá que não há nada igual.

• ArchiverFS - MLtek
• Open Archive - Projeto de arquivamento aberto.
• Messagesolutions - Sistema híbrido de gerenciamento de documentos.
• Waterford Technologies - Archival utility from a suite of products.
• Hub Stor - Produto de arquivamento baseado em Azure.

Se desejar dar uma olhada no ArchiverFS, você pode baixar uma cópia do software aqui. ArchiverFS vem com uma licença gratuita que inclui todos os recursos, mas tem um limite de 50 arquivos processados ​​cada vez que um trabalho é executado.

Se você tiver alguma dúvida, não hesite em nos contatar via sales@MLtekSoftware.com, adoraríamos ouvir de você!