ArchiverFS - Choosing The Best Archiving Software For Your File Server

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Por qué no podemos ser ordenados?

Todos los que han trabajado en el campo de la infraestructura de TI durante más de unos pocos años seguramente se han enfrentado al problema de un servidor de archivos congestionado. No importa qué infraestructura tengas, Windows, Linux, Apple . siempre surge el mismo problema. El gran desafío es cómo lidiar con eso? Cómo detiene el crecimiento en expansión del sistema de archivos en primer lugar y cómo lo maneja una vez que ha sucedido? Implementa un sistema de gestión de documentos completo y obliga a las personas a usarlo, o intenta implementar algún tipo de producto para archivar sus archivos antiguos en un almacenamiento de segunda línea como un dispositivo NAS donde luego se pueden retirar para un almacenamiento a largo plazo?

En la actualidad, la mayoría de las soluciones de archivado de archivos podrían ser fácilmente renombradas como sistemas de gestión de documentos, a menudo hay pocos diferencia entre los dos. Con frecuencia, las empresas producen un producto que podría cambiarse de nombre fácilmente y desempeñar cualquiera de las funciones. Por lo general, hay algún tipo de mecanismo de almacenamiento de archivos patentado involucrado (una base de datos o un contenedor encriptado), características adicionales como control de versiones, funciones de búsqueda y un montón de otras 'cosas' que se suman para hacer lo que debería ser un producto liviano eficiente mucho más complicado y caro de lo que debería ser.

Si quisiera un sistema de gestión de documentos completo, compraría uno y almacenaría TODOS los archivos de su empresa en él, no solo los antiguos ! Sin embargo, con una gran cantidad de software, eso es exactamente lo que se espera que haga. Pague por un costoso sistema de gestión de documentos reutilizado y luego almacene todos sus archivos antiguos en él. Para nosotros, esto parece una locura.

Incluso si utilizó un sistema de gestión de documentos completo, y seamos realistas aquí . es muy probable que todavía tenga un recurso compartido en algún lugar de su red que contenga un mezcla de perfiles de usuario, carpetas departamentales, áreas temporales (la copiadora de red escanea a alguien?) y una gran cantidad de otros archivos en una mezcolanza de carpetas.

El verdadero problema no es la tecnología; el problema surge debido a las inclinaciones naturales de las personas que lo utilizan. Los seres humanos son desordenados y advierten a los animales. Nos gusta mantener varias copias de las cosas mientras trabajamos en ese momento, en caso de que las necesitemos. Lo que es más, nos gustan las cosas que nos resultan familiares, solo mire su propio escritorio. Están todos sus iconos, archivos y accesos directos ordenados en una buena lista de A-> Z de izquierda a derecha en la pantalla? No? ¡Tampoco los míos!

Todo está agrupado en diferentes racimos. Tengo todas mis aplicaciones de desarrollo en un lado de la pantalla, la productividad en el otro lado, con utilidades generales y algunos juegos en otro grupo. No hay un orden real para nada de eso. Mis carpetas de usuario no son mejores, ya que tengo al menos 3 copias de cualquier cosa que sea importante (actual, anterior y una de hace unos meses por si acaso). Estoy perfectamente feliz con las cosas de esa manera, se siente cómodo. Lo que es más, acceder a todo lo que necesito está a un máximo de 3 clics de distancia, normalmente 2 y, a menudo, solo 1.

El recurso compartido de archivos de red llegó para quedarse.

Según las conversaciones que hemos tenido con nuestros clientes y nuestra experiencia personal, es seguro decir que a la gente no le gustan los sistemas de gestión de documentos. Déle a la mayoría de las personas la opción de almacenar sus elementos en una carpeta en un recurso compartido en un servidor o cargarlos en un sistema de administración de documentos, y la mayoría de las personas elegirán la opción de carpeta. Los usuarios suelen ver los sistemas de gestión de documentos (al menos inicialmente) como algo que restringe su libertad y complica lo que deberían ser tareas simples. Por ejemplo, en lugar de simplemente hacer clic en ' Archivo- > Nuevo documento ' Para crear un nuevo archivo, el usuario final normalmente se ve obligado a tomar al menos 5 decisiones adicionales y realizar varios clics adicionales del mouse.

En el mundo presionado por el tiempo en el que vivimos, las personas están cada vez más inclinadas a hacer las cosas de la forma que les ahorre más tiempo.

Hay una razón por la que el humilde sistema de archivos ha estado con nosotros desde los primeros días de informática y por qué no va a desaparecer pronto . simplemente funciona. Un sistema de archivos de red es la forma más barata, confiable y de mayor rendimiento de almacenar archivos generados por el usuario, punto. Hay una cantidad casi incontable de alternativas . Sharepoint de Microsoft, Zoho Docs de Zoho Corporation, incluso Google Drive for Business , por nombrar algunos, pero ninguno de ellos puede igualar la simplicidad de una red la carpeta desde la perspectiva de los usuarios.

Incluso los grandes nombres como Google y Dropbox parecen apreciar esto, por qué más lanzarían aplicaciones de escritorio que brindan a los usuarios acceso a sus servicios a través de una carpeta local en su máquina en lugar de forzar que accedan a sus servicios a través de una interfaz web?

Todo esto se suma a un hecho ineludible. Los sistemas de archivos de red están aquí para quedarse en lo previsible, al menos hasta que alguien encuentre una forma de almacenar 100 TB de archivos de la forma más económica y eficiente que un recurso compartido de archivos de red.

No es todo malas noticias, la 'evolución' sistema de archivos.

Los sistemas de archivos han evolucionado MUCHO desde los primeros días. Si desea saber más sobre la historia del sistema de archivos en constante evolución ARSTechnica, tenga un excelente artículo sobre el tema aquí . A medida que el sistema de archivos ha evolucionado, también lo han hecho las herramientas para administrarlo. Estos incluyen herramientas de respaldo como Windows Backup y algunos productos de terceros realmente excelentes, utilidades de búsqueda que incluyen el brillante y completamente gratuito Microsoft Search Server , así como productos antivirus e incluso gestión de cuotas.

Tecnologías como DFS ( Sistema de archivos distribuido ) y deduplication han ayudado a elevar la humilde red compartida a nuevas alturas, convirtiéndola en una herramienta de nivel empresarial potente y rentable. El servidor de archivos solitario ubicado en la esquina de la oficina realmente ha recorrido un largo camino.

Por supuesto, como cualquier superhéroe de cómics, el omnipresente recurso compartido del servidor de archivos tiene su debilidad, y esa es su flexibilidad. Es precisamente lo que lo hace tan popular.

El problema.

Lo que hace que un recurso compartido de archivos en un servidor sea tan fácil de usar también mantiene despiertos a muchos administradores de sistemas por la noche. Los usuarios normalmente pueden crear lo que quieran, donde quieran. Normalmente habrá una estructura de carpetas predefinida, pero dentro de ella los usuarios pueden tener rienda suelta. Si quieren mantener varias versiones de archivos antiguos 'por si acaso' pueden, y a menudo lo hacen.

Esto es genial para el usuario, pero qué pasa con los problemas de cumplimiento? El quinto principio en los estados de la Ley de Protección de Datos del Reino Unido.

"Los datos personales procesados ​​para cualquier propósito o propósitos no se conservarán por más tiempo del necesario para ese propósito o esos propósitos "

Cómo diablos una empresa se asegura de cumplir con este requisito (y otros similares en otros países? ) cuando se trata del sistema de archivos promedio? Según los comentarios que hemos recibido de nuestros clientes, estimamos que, en promedio, más del 65% del contenido del sistema de archivos típico no se ha accedido en al menos 3 años. Es una apuesta bastante segura que si un archivo no se ha utilizado en 3 años, ¡probablemente ya no sea necesario!

Todos esos archivos adicionales también tienen un costo financiero directo. Necesita hacer una copia de seguridad de más datos, lo cual es irónico, ya que los usuarios tienden a guardar varias copias en caso de que necesiten una versión anterior. Pero cualquier departamento de TI que se precie conservará varias copias en varias copias de seguridad.

Además, el hardware del servidor cuesta más. Necesita SAN más grandes con más discos, redes más rápidas, etc. y eso se vuelve costoso rápidamente.

Cuál es la respuesta?

Hay varias opciones cuando se trata de elegir un producto adecuado para tratar los archivos antiguos en sus servidores de archivos. Estos incluyen nuestro producto ArchiverFS. Obviamente te recomendamos que lo pruebes. Incluye todo lo que pueda desear en una herramienta de administración del ciclo de vida de archivos y puede manejar sistemas de archivos enormes (¡el más grande actualmente es de 3.4 PetaBytes!). Tiene una increíble relación calidad-precio, tiene una gran base de usuarios formada por empresas como Wells Fargo y GEA, e incluso puede migrar archivos antiguos al almacenamiento basado en la nube. Es más, no hay una base de datos de almacenamiento de archivos o un mecanismo de almacenamiento propietario, es NTFS de principio a fin.

Creemos que es muy bueno y proporciona una excelente relación costo / beneficio (especialmente con sistemas de archivos de más de 10 TB) que con gusto proporcionaremos enlaces a otros productos en el mismo campo. Estamos seguros de que si compara otras ofertas con ArchiverFS, verá que no hay nada parecido.

• ArchiverFS - MLtek
• Open Archive - Proyecto de archivo abierto.
• Messagesolutions - Sistema de gestión documental híbrido.
• Waterford Technologies - Utilidad de archivo de un conjunto de productos.
• Hub Stor - Producto de archivo basado en Azure.

Si desea echar un vistazo a ArchiverFS, puede descargar una copia del software aquí . ArchiverFS viene con una licencia gratuita que incluye todas las funciones, pero tiene un límite de 50 archivos procesados ​​cada vez que se ejecuta un trabajo.

Si tiene alguna pregunta, no dude en ponerse en contacto con nosotros. a través de sales@MLtekSoftware.com , ¡nos encantaría saber de usted!